Jak rozliczać podróż służbową samochodem zastępczym?

Z obowiązujących przepisów wynika, że pracownikowi odbywającemu podróż służbową należą się diety i zwroty kosztów podróży.

Ustawodawca zapisał, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

W myśl przepisów środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Mimo powyższego, w przedstawionej sytuacji pracodawca może zwrócić pracownikowi faktycznie poniesione koszty. Będą to bowiem inne udokumentowane wydatki poniesione odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należy bowiem uznać, że pracownik odbywa podróż pojazdem służbowym – fakt że pracodawca nie jest jego właścicielem nie ma znaczenia. Mimo to bowiem jest to samochód zapewniony przez pracodawcę a więc pojazd służbowy. Tym samym pracodawca powinien się księgować i rozliczać z pracownikiem faktycznie poniesione wydatki.